Envoyez-vous régulièrement des lettres, par exemple, à des clients ou à des partenaires commerciaux ? Il est alors logique de créer une lettre type dans Word. Parce qu'il contient des textes uniformes. Seules certaines informations telles que l'adresse, la formule de salutation, etc. varient.
Dans les instructions suivantes, vous apprendrez comment créer un publipostage dans Word. Nous créons d'abord une source de données à l'aide d'Excel dont les adresses servent de base.
Préparation : Créer une source de données avec des adresses dans Excel
Avant de créer la lettre type dans Word, nous créons d’abord une source de données dans Excel. Nous saisissons ici toutes les informations et données importantes. Il peut s'agir par exemple de noms d'entreprises, de noms de personnes de contact et d'adresses.
Mais pourquoi réellement créer une lettre type avec Word ET Excel ?
C'est simple : au lieu de devoir modifier chaque lettre individuellement, grâce au tableau ou à la source de données dans Excel, quelques clics suffisent. Toutes les informations sont transférées automatiquement.
Quelques conseils pour créer la table en tant que source de données :
- Décidez à l'avance quelles colonnes sont requises. Par exemple, titre, prénom, nom et adresse. C'est le seul moyen de garantir que Word transfère toutes les données avec précision.
- Assurez-vous à intervalles réguliers que les données contenues sont correctes. Une adresse a-t-elle éventuellement changé ? Ou y a-t-il une nouvelle personne de contact ?
- De plus, les données doivent être formatées de manière cohérente afin qu'il n'y ait aucune complication lors de leur transfert vers la lettre type dans Word.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un tel tableau :
Le tableau Excel avec la source de données est maintenant prêt. Le paragraphe suivant traite de la création de la lettre type elle-même dans Word. Les instructions conviennent aux versions de Word telles que 2010, 2013, 2016 et 2019. Mais cela fonctionne aussi dans Microsoft 365.
Comment créer un publipostage dans Word à l'aide de l'assistant
Pour créer la lettre type avec Word, suivez les étapes suivantes dans les instructions l'une après l'autre :
- Ouvrez ou créez le document dans Word que vous souhaitez envoyer sous forme de publipostage. Il peut également s'agir d'un modèle que vous avez créé dans le passé.
- Enfin, cliquez sur dans la barre de menu supérieure « Spectacles » puis cliquez sur l'option dans la zone Démarrer le publipostage « Démarrer le publipostage ».
- Un nouveau menu s'ouvrira où vous pourrez sélectionner l'option « Assistant de publipostage avec des instructions étape par étape… » choisir.
- L'assistant s'ouvre maintenant, avec lequel vous pouvez créer votre lettre type dans Word étape par étape.
- Dans la région « Sélectionnez un type de document » activer l'option "Courrier". Cliquez ensuite en bas « Suite : Document de départ ».
- À l'étape suivante, vous choisissez si vous souhaitez utiliser le document actuel ou un modèle de lettre type dans Word. Mais vous pouvez aussi partir d’un document existant. Dans notre cas, nous choisissons "Utiliser le document actuel"
- Cliquez ensuite sur « Suivant : Sélectionner le destinataire ».
- À l'étape suivante, activez l'option "Utiliser une liste existante". De plus, cliquez ci-dessous "Parcourir…"pour sélectionner le fichier contenant la feuille de calcul Excel que vous venez de créer à partir du paragraphe précédent.
- Une nouvelle fenêtre « Destinataire du publipostage » s'ouvre. Ici, vous avez la possibilité de sélectionner, filtrer et trier tous les contacts souhaités. Une fois cela fait, cliquez sur "D'ACCORD". Cliquez ensuite sur « Suivant : Écrivez votre lettre ».
- Nous continuons avec l'étape dans laquelle vous rédigez votre lettre. Ici, vous avez la possibilité d'ajouter des éléments tels qu'un bloc d'adresse, une ligne de salutation et bien d'autres.
- Par exemple, choisissez "Bloc d'adresse...", ouvre une nouvelle fenêtre. Ici, vous pouvez spécifier à quoi doit ressembler le bloc d'adresse et quelles informations il contient.
- Une fois que vous avez créé et personnalisé tous les éléments nécessaires à votre publipostage avec Word, cliquez sur « Suivant : prévisualisez vos lettres ».
- Dans l'aperçu, vous vérifiez pour la dernière fois tous les éléments et informations contenus. Vous pouvez cliquer sur tous les destinataires individuels et également modifier la liste des destinataires. Est-ce que tout est correct et avez-vous terminé ? Cliquez sur « Suivant : Arrêter le publipostage ».
- Dans la dernière étape, vous avez la possibilité d'imprimer la lettre type créée dans Excel ou de la modifier à nouveau. Effectuez une dernière vérification en cliquant sur «Modifier des lettres individuelles…» Maintenant, un nouveau document avec votre publipostage s'ouvrira dans Word.
- Si toutes les informations sont correctes, imprimez la lettre type. Vous pouvez également enregistrer la lettre type.
Essayez-le vous-même maintenant en créant votre premier publipostage dans Word. Vous personnalisez tous les éléments inclus, puis imprimez directement la lettre type terminée. Complet!
