Sie versenden in regelmäßigen Abständen Schreiben an beispielsweise Kunden oder Geschäftspartner? Dann ist es sinnvoll, einen Serienbrief in Word zu erstellen. Denn hierin sind einheitliche Texte enthalten. Lediglich einige Infos wie Adresse, Anrede und Co. variieren.
In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie einen Serienbrief mit Word erstellen. Dabei legen wir zunächst eine Datenquelle mit Excel an, deren Adressen als Grundlage dienen.
Vorbereitung: Datenquelle mit Adressen in Excel anlegen
Bevor wir den Serienbrief in Word erstellen, legen wir zunächst in Excel eine Datenquelle an. Hierin tragen wir alle wichtigen Informationen und Daten ein. Das können beispielsweise Unternehmensnamen, Namen der Ansprechpartner:innen und Adressen sein.
Doch warum eigentlich einen Serienbrief mit Word UND Excel erstellen?
Ganz einfach: Anstatt jedes Schreiben einzeln abändern zu müssen, sind dank der Tabelle bzw. Datenquelle in Excel nur wenige Klicks erforderlich. Dabei werden alle Informationen automatisch übernommen.
Einige Tipps für die Erstellung der Tabelle als Datenquelle:
- Legen Sie vorher genau fest, welche Spalten erforderlich sind. So beispielsweise Anrede, Vorname, Nachname und Adresse. Nur so ist sichergestellt, dass Word alle Daten genau übernimmt.
- Achten Sie in regelmäßigen Abständen auf die Korrektheit der enthaltenen Daten. Hat sich möglicherweise eine Adresse geändert? Oder gibt es einen neuen Ansprechpartner?
- Zudem sollten die Daten einheitlich formatiert sein, damit es bei der Übertragung in den Serienbrief in Word zu keinen Komplikationen kommt.
Im Folgenden ein Beispiel, wie eine derartige Tabelle aussehen könnte:
Die Excel-Tabelle mit der Datenquelle ist jetzt fertig angelegt. Im nächsten Absatz geht es mit dem Erstellen des eigentlichen Serienbriefes in Word weiter. Die Anleitung ist für Word Versionen wie 2010, 2013, 2016 und 2019 geeignet. Sie funktioniert aber auch in Microsoft 365.
So erstellen Sie einen Serienbrief in Word mit dem Assistent
Um den Serienbrief mit Word zu erstellen, gehen Sie die folgenden Schritte der Anleitung nacheinander durch:
- Öffnen oder erstellen Sie in Word das Dokument, was Sie als Serienbrief versenden möchten. Das kann auch eine Vorlage sein, die Sie in der Vergangenheit angelegt haben.
- Abschließend klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Sendungen“ und danach im Bereich Seriendruck starten auf die Option „Seriendruck starten“.
- Ein neues Menü öffnet, in dem Sie die Option „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…“ auswählen.
- Jetzt öffnet der Assistent, mit dem Sie Schritt für Schritt Ihren Serienbrief in Word erstellen.
- Im Bereich „Wählen Sie einen Dokumenttyp“ aktivieren Sie die Option „Briefe“. Danach klicken Sie ganz unten auf „Weiter: Dokument wird gestartet“.
- Im nächsten Schritt wählen Sie aus, ob Sie für den Serienbrief in Word das aktuelle Dokument, oder eine Vorlage verwenden möchten. Sie können aber auch mit einem vorhandenen Dokument beginnen. In unserem Falle wählen wir „Aktuelles Dokument verwenden“
- Anschließend klicken Sie auf „Weiter: Empfänger wählen“.
- Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Option „Vorhandene Liste verwenden“. Zusätzlich klicken Sie weiter unten auf „Durchsuchen…“, um die Datei mit der soeben erstellten Excel-Tabelle aus dem vorherigen Absatz auszuwählen.
- Ein neues Fenster „Seriendruckempfänger“ öffnet. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle gewünschten Kontakte auszuwählen, zu filtern und zu sortieren. Ist das erledigt, klicken Sie auf „OK“. Danach klicken Sie auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“.
- Weiter geht es mit dem Schritt, in dem Sie Ihren Brief schreiben. Hier haben Sie die Möglichkeit, Elemente wie Adressblock, Grußzeile und viele andere hinzuzufügen.
- Entscheiden Sie sich beispielsweise für „Adressblock…“, öffnet ein neues Fenster. Hier legen Sie beliebig fest, wie der Adressblock aussehen soll, und welche Informationen enthalten sind.
- Haben Sie alle erforderlichen Elemente für Ihren Serienbrief mit Word erstellt und angepasst, klicken Sie auf „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“.
- In der Vorschau überprüfen Sie letztmalig alle enthaltenen Elemente und Informationen. Dabei können Sie sich durch alle einzelnen Empfänger klicken und zusätzlich die Empfängerliste bearbeiten. Stimmt alles und Sie sind fertig? Klicken Sie auf „Weiter: Seriendruck beenden“.
- Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, den erstellten Serienbrief in Excel zu drucken, oder noch einmal zu bearbeiten. Führen Sie eine letztmalige Überprüfung durch, indem Sie auf „Individuelle Briefe bearbeiten…“ Jetzt wird ein neues Dokument mit Ihrem Serienbrief in Word geöffnet.
- Passen alle Informationen, drucken Sie den Serienbrief aus. Zusätzlich können Sie den Serienbrief abspeichern.
Probieren Sie es jetzt selbst aus, indem Sie Ihren ersten Serienbrief in Word erstellen. Dabei passen Sie alle enthaltenen Elemente individuell an und geben den fertigen Serienbrief anschließend direkt in den Druck. Fertig!
