Excel: Schreibschutz aktivieren und aufheben

Möchten Sie Daten wie Diagramme oder Zahlen einer Arbeitsmappe vor Änderungen schützen? Hierfür ist der Excel Schreibschutz geeignet, mit dem sämtliche Informationen einer Tabelle unberührt und im Originalzustand bleiben. Wir zeigen Ihnen in den folgenden Anleitungen, wie Sie den Schreibschutz in Excel aktivieren und aufheben bzw. deaktivieren. Gleichzeitig geben wir Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks mit auf den Weg.

Was ist der Excel Schreibschutz und wofür ist er geeignet?

Vor allem große Arbeitsmappen und Tabellen sind komplex aufgebaut. Hier steckt jede Menge Arbeit dahinter, um Formeln aufzustellen, Inhalte aufzubereiten und Verknüpfungen zu erstellen.

Umso ärgerlicher ist es, wenn Sie beispielsweise ein Excel Dropdown erstellen und ein Arbeitskollege Änderungen darin vornimmt. Auch wenn derartige Änderungen oftmals ungewollt sind, können sich dadurch andere verknüpfte Elemente ändern. Die Ursache dafür zu finden, kann ziemlich mühselig und zeitraubend sein.

Mit dem Excel Schreibschutz hingegen kann das nicht passieren. Er sorgt dafür, dass Betrachter das Dokument nur lesen und die Zellen und deren Inhalte nicht bearbeiten, also Werte ändern können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Excel Schreibschutz mit einem Passwort zu versehen. Nur befugte Personen sind folglich dazu in der Lage, nach Passworteingabe Änderungen vorzunehmen und diese letztendlich zu speichern.

Des Weiteren ist der Excel Schreibschutz in verschiedenen Excel Versionen wie beispielsweise 2007, 2010 oder 2016 enthalten. Aber auch moderne Versionen wie Microsoft 365 sind hiermit ausgestattet.

Excel Schreibschutz aktivieren – so funktioniert es

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie den Excel Schreibschutz aktivieren:

1. Erstellen oder öffnen Sie ein bestehendes Excel-Dokument, bei dem Sie den Schreibschutz aktivieren möchten.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“ und anschließend auf „Speichern unter“.
3. Jetzt erscheint das Fenster Speichern unter. Ist das bei Ihnen nicht der Fall, klicken Sie vorher auf „Weitere Optionen…“.
4. Im Speichern unter Fenster wählen Sie jetzt unten rechts die Option „Tools“ Danach klicken Sie auf „Allgemeine Optionen…“.
5. Im neuen Fenster können Sie jetzt zwei verschiedene Passwort-Arten festlegen, um den Excel Schreibschutz zu aktivieren: „Kennwort zum Öffnen“ und „Kennwort zum Ändern“. In unserem Falle entscheiden wir uns für die zweite Option, um das Dokument vor Änderungen zu schützen. Geben Sie hier ein Passwort Ihrer Wahl ein.
6. Zusätzlich aktivieren Sie die untere Option „Schreibschutz empfehlen“. Öffnet ein anderer Nutzer das Dokument, erhält er dadurch die Information, dass es geschützt ist.
7. Um den Schreibschutz in Excel zu aktivieren, klicken Sie auf „OK“.
8. Jetzt fordert Sie Excel nochmals dazu auf, das definierte Passwort für den Schreibschutz nochmals einzugeben. Mit diesem Schritt soll ein Tippfehler vermieden werden.
9. Ist das erledigt, klicken Sie auf „OK“. Abschließend klicken Sie auf „Speichern“, um das Dokument mitsamt Schreibschutz und Passwort zu sichern.

Das Einrichten des Schreibschutzes ist nun abgeschlossen. Öffnen Sie zukünftig die Excel-Datei und möchten das Dokument bearbeiten, müssen Sie das Passwort erneut eingeben.

1. Dazu öffnen Sie die Excel-Tabelle wie gewohnt.
2. Das Hinweisfenster „Kennwort“ Hier können Sie das definierte Passwort für den Excel Schreibschutz eingeben und auf „OK“ klicken. Jetzt sind Sie dazu in der Lage, das Dokument wie gewohnt zu bearbeiten.
3. Kennen Sie als Betrachter das Kennwort hingegen nicht, klicken Sie auf „Schreibschutz“.
4. Jetzt öffnet die Excel-Datei und kann betrachtet werden. Eine Speicherung vorgenommener Änderungen ist hingegen nicht möglich, sodass sämtliche enthaltene Daten und Informationen unberührt bleiben.

Excel Schreibschutz aufheben und entfernen

Wird er nicht mehr benötigt, können Sie den Excel Schreibschutz wieder aufheben und vollständig entfernen. Hierbei ist zu unterscheiden, ob Sie den Schreibschutz mit oder ohne Passwort erstellt haben. Folglich ergeben sich folgende Vorgehensweisen:

Excel Schreibschutz ohne Passwort aufheben

Liegt in Excel ein Schreibschutz ohne Passwort vor, hat der Autor des Dokuments lediglich eine Empfehlung eingestellt, damit zu arbeiten. Ist das der Fall, deaktivieren Sie ihn folgendermaßen:

1. Öffnen Sie das Excel Dokument, bei dem Sie den Schreibschutz ohne Passwort aufheben möchten.
2. Excel weist Sie nun darauf hin, dass das Dokument schreibgeschützt ist und empfohlen wird, es mit Schreibschutz zu öffnen. Hier klicken Sie auf „Ja“.
3. Anschließend klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“ und danach auf „Speichern unter“.
4. Im Speichern-Fenster klicken Sie anschießend auf „Tools“. Wird das Fenster nicht angezeigt, klicken Sie zunächst auf „Weitere Optionen…“ (neuere Excel Versionen).
5. Nachdem Sie im Speichern-Fenster „Tools“ ausgewählt haben, klicken Sie anschließend auf „Allgemeine Optionen…“.
6. Jetzt entfernen Sie im neuen Fenster bei der Option „Schreibschutz empfehlen“ das Häkchen.
7. Bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“. Danach speichern Sie das Dokument wie gewohnt ab. Jetzt ist der Schreibschutz ohne Passwort aufgehoben und das Dokument nicht mehr vor Änderungen geschützt.

Excel Schreibschutz mit Passwort aufheben

Wurde der Schreibschutz des Excel-Dokuments zusätzlich mit einem Passwort geschützt? In diesem Falle hilft die folgende Anleitung weiter. Voraussetzung für die Schritte ist jedoch, dass Sie über das Passwort verfügen.

1. Öffnen Sie das Excel-Dokument, was mit einem Passwort-Schreibschutz versehen ist.
2. Jetzt erhalten Sie den Hinweis, dass die Datei mittels Kennwort geschützt ist. Geben Sie es in das entsprechende Feld ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf „OK“.
3. Den Hinweis, ob das Dokument schreibgeschützt geöffnet werden soll, bestätigen Sie mit einem Klick auf „Nein“.
4. Jetzt öffnet das Dokument wie gewohnt. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Datei“ und danach auf „Speichern unter“.
5. Erscheint das klassische Speichern-Fenster von Excel noch nicht, klicken Sie zunächst auf „Weitere Optionen…“.
6. Jetzt öffnet das Speichern-Fenster, in dem Sie auf „Tools“ und anschließend auf „Allgemeine Optionen…“
7. Im Bereich „Kennwort zum Ändern“ sehen Sie das vergebene Kennwort in geschützter Ansicht. Löschen Sie es vollständig. Zusätzlich entfernen Sie bei „Schreibschutz empfehlen“ das Häkchen.
8. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu bestätigen.
9. Speichern Sie jetzt das Dokument wie gehabt ab, sodass das Entfernen des Excel Schreibschutzes greift.

Das Aufheben geht nicht, weil Sie das Passwort nicht kennen?

In diesem Falle gibt es einen kleinen Trick, mit dem Sie den Schreibschutz umgehen und dennoch aufheben können.

1. Öffnen Sie das mit Passwort geschützte Dokument.
2. Erscheint der Kennwort-Hinweis, klicken Sie auf „Schreibschutz“.
3. Jetzt klicken Sie im oberen Menü auf „Datei“ und danach auf „Speichern unter“.
4. Navigieren Sie in einen beliebigen Unterordner und vergeben Sie für das zu speichernde Dokument einen neuen Dateinamen. Excel vergibt beispielsweise automatisch „Kopie von…“.
5. Sichern Sie die Kopie des Dokuments ab, indem Sie auf „Speichern“
6. Die Kopie kann nun beliebig geändert werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Änderungen zu speichern.